マンション管理法にもとづき、国土交通大臣が毎年実施する「管理業務主任者試験」に合格し、管理事務に関し2年以上の実務経験またはそれと同等以上の能力を有すると認められて、国土交通大臣の登録を受け、管理業務主任者証の交付を受けた者のことである（マンション管理適正化法第57条、第58条、第59条、第2条）。
マンション管理業者は、その事務所ごとに、30の管理組合の事務を委託されるごとに1名の割合で、専任の管理業務主任者を置く義務がある（マンション管理適正化法第56条）。
例えば、あるマンション管理業者が2つの事務所を持ち、A事務所では40組合、B事務所では10組合の事務の委託を受けていたとすれば、A事務所で2名、B事務所で1名、計3名の専任の管理業務主任者を置く必要がある。
また、管理組合との間で、管理委託契約を締結する際には、マンション管理業者は、契約締結前の重要事項説明を管理業務主任者に行なわせる義務がある（マンション管理適正化法第72条）。また契約成立時に交付する書面（通常は管理委託契約書を指す）には、管理業務主任者が記名する必要がある。なお、紙の書面に代えて政令で定めるところにより電磁的交付をおこなうこともできることになっている。（マンション管理適正化法第73条）。
さらにマンション管理業者は毎年、管理組合等に報告を行なう義務があるが、この際にも管理業務主任者によって報告を行なう必要がある（マンション管理適正化法第77条）。